Czy te wiadomości naprawdę tak trudno napisać?

Studia to niesamowity czas dla młodych dorosłych, w którym nabywają najróżniejsze kompetencje. Co istotne nie uczą się ich dla samej nauki, a są one często przydatne w późniejszym życiu prywatnym jak i zawodowym. Jedną z takich umiejętności, którą studenci nabywają podczas procesu studiowania, to pisanie wiadomości e-mail. Dla starszych pokoleń e-mailowanie to dość nowa forma korespondowania, jednak dla pokolenia Z jest to „oczywista oczywistość”. Mimo że studenci są zaznajomieni z pisaniem wiadomości w przestrzeni Internetowej, to nie zawsze sprawia im to taką łatwość, jak mogłoby się wydawać. Studenci często mają problem z pisaniem wiadomości do wykładowców. Zazwyczaj nie wiedzą: w jaki sposób rozpocząć e-mail, kiedy używać wielkich liter, gdzie postawić przecinek i jak się pożegnać. Więc trzeba zacząć od początku…

Temat

Pisząc e-mail do wykładowcy temat jest bardzo ważny, ponieważ to właśnie on zdradza intencje, w jakiej wiadomość została napisana. Więc warto poświęcić chwilę, aby skomponować taki temat, który najbardziej oddaje to co zawiera się w późniejszej treści wiadomości, czyli najprościej mówiąc musi być wiadomo, o co chodzi.

Nagłówek

Jest to obowiązkowy element. Zanim rozpocznie się pisanie wiadomości, należy zastanowić się, do kogo jest ona kierowana: Wykładowcy (magistra/doktora)? Profesora? Dziekana?

Co jest istotne? Zwrot grzecznościowy, wielkie litery i tytuł wykładowcy, oprócz tego nagłówek wyodrębniony graficznie i oddzielony od głównej treści wiadomości przecinkiem lub wykrzyknikiem. Należy pamiętać, że do wykładowców zwracamy się zgodnie z ich tytułem naukowym. Zwrot najczęściej używany to „Szanowny Panie …”, „Szanowna Pani …” i jest on najbezpieczniejszy.

Treści wiadomości

Pytanie lub informacja w tej części wiadomości powinna być krótka, zwięzła i na temat. Maksimum treści w najkrótszej formie. Jeżeli student przesyła załącznik w treści e-maila, należy napisać, że jest on zamieszony w załącznikach. Poczta może płatać figle i nie wysłać wiadomości w pełni, a wtedy wykładowca od razu może zareagować na brak załącznika.  

Zakończenie

W ostatniej części komponowania wiadomości należy pamiętać, aby nie używać zwrotu „Pozdrawiam”. Dlaczego? Wykładowca nie jest kolegą lub koleżanką. W takim przypadku powinno się zastosować formę grzecznościową, jak „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”. W zakończeniu koniecznie trzeba pamiętać, aby podpisać się z imienia i nazwiska, a dodatkowo w nawiasie podać numer albumu, wydział, kierunek i rok studiów. Taki zabieg ułatwi wykładowcy zlokalizowanie studenta w odpowiedniej grupie i udzielić niezbędnych informacji.

Kilka ogólnych rad:

– warto pamiętać o graficznym podziale tekstu, bo jest on wtedy po prostu łatwiejszy do przeczytania,  

– wszystkie zaimki osobowe, w których występuje bezpośredni zwrot do adresata, należy napisać wielką literą,

– obowiązkowo należy zwrócić uwagę na błędy ortograficzne, polskie znaki i poprawność językową,

– wysyłając wiadomość do wykładowcy, należy używać uczelnianego e-mailu, gdyż wtedy student ma pewność, że wiadomość dotrze do wybranej osoby, poza tym wykładowca nie ma obowiązku odbierać e-mail z prywatnych adresów.

Mam nadzieję, że parę powyższy rad ułatwi napisanie wiadomości do wykładowcy i nie będzie odkładane w nieskończoność.

Studenci, pamiętajcie! W życiu spotkają was trudniejsze czynności niż napisanie e-maila do swojego edukatora.